Hur lyckas med Produktivitet och Effektivt arbete

UPDATE: För den som vill testa Lotus Connections dök jag på denna live-site Bleed Yellow

Att hitta de bästa sättet att samarbeta i grupper är inte helt enkelt. Det finns massor med alternativ och olika lösningar med olika vinkling. Få är de som helt lyckats tyvärr.

De stora drakarna har ju sina alternativ (nedan Microsoft och IBM) samt att det finns mindre lösningar på nätet som tillsammans skapar en liknande effekt. Dessvärre har jag inte stött på någon komplett lösning utan det blir olika tjänster som i kombo blir helt ok.

Vilka är de grundläggande komponenterna för att få till ett bra samarbete inom och utom företaget?
1. Enkelt sätt att hitta personer med rätt kompetens
2. Enkelt sätt att snabbt få kontakt med dem (både real-tid och med fördröjning)
3. Enkelt sätt att hitta redan dokumenterad ostrukturead information
4. Enkelt sätt att hitta dokumentera och kommunicera i aktuella projekt
5. Enkelt sätt att dela med mig av den information JAG vill dela med mig av till andra
6. Enkelt sätt att dela med mig av de bokmärken JAG vill dela med mig av till andra

Ovan lista är det som jag anser att varje företag eller informell grupp (löst kopplad och spridd grupp som behöver jobba tillsammans) behöver ta hänsyn till när de skall se över sitt sätt att dela information, komma framåt och nå sina mål effektivt.

En fundamental skillnad på de stora företagen och de mindre företagen är avsaknaden av ett användar register. De stora företagen använder ofta sin “adressbok” som bas för att hitta/leta/koppla ihop/gruppera sitt företag. Rätt använt är det en enorm styrka för företaget. Rätt använt kan ett företag ha det som bas för hela sin sociala kompentens-infrastruktur. Vad jag menar att man använder det till mer än att bara skapa grupper till mailen, roller för att tilldela applikationer och rättigheter etc etc, utan att använda den styrkan som finns i att man t.ex kan koppla in nätverksbeteendet i detta register, alltså att låta företagets anställda skapa egna informella relationer (liknande det som internets sociala nätverk erbjuder) och koppla ihop dessa till olika nätverk. Det är ju inte alltid så att bara för att man har en roll eller tillhör en avdelning inte vet nått om nått annat område som kan vara av intresse för dina kollegor. Även att öppna upp det och låta de anställda uppdatera med sin tidigare erfarenhet av t.ex olika områden eller kunder så att det är kopplat till person och finns dokumenterat. Ofta blir resultatet när t.ex en säljare byter jobb och kunder att all den erfarenheten inte dokumenteras utan endast lämnas över i ett dokument (via mail eller papper vanligtvis) och ett möte. Det dokumenteras inte för resten av de som kan ha nytta av det. Den interna kunskapen försvinner således. För de som saknar ett sådant register (väldigt få storbolag använder det på det viset dock) så finns givetvis alternativ, ser wikin som det främsta, men säkert finns det andra. Man kan skapa stängda grupper på olika nätverkstjänster etc.

För ett mindre företag tycker jag att man bö beakta följande tjänster att använda om man inte vill gå på de stora drakarna och deras licens-gissel. Dessutom kan helheten bli bra och många av dem har api:er eller liknande om man känner nån som kan hamra ihop en företagsspecifik lösning med information från dessa tjänster.

Wiki

Ett måste för alla företag! Finns hur många som helst, min ringa erfarenhet är att den som möter upp bäst är Confluence från Atlassian. Vill man jämföra wikis kan man göra det på Wikimatrix.org. En wiki är strålande för att dokumentera allt som bör dokumenteras i ett företag. Allt från personalhandböcker till mötesanteckningar och protokoll etc. En wiki främjar engagemang och att alla bidrar kommenterar samt att informationen alltid lever och är aktuell.

Projekthantering
Detta är ett stort område och här finns det hur mycket som helst. För små företag gillar jag personligen Basecamp eller egen-hostade klonen Project Pier. Det som jag ser som viktigt är att ett sådant verktyg inte skall vara styrande utan stödjande dvs att man har en flexibilitet och kan anpassa lösningen efter sina behov (per projekt) och inte att man alltid är tvungen att bedriva sina projekt på exakt samma sätt (i realiteten är ju inga projekt likadana). Det är viktigt att ditt arbete går lätt inte att det följer massa olika regler etc.

Bokmärken

Hmm, visst låter det banalt att dela med sig av sina bokmärken, men å andra sidan så är jag övertygad om att 90% av alla som läser här har t.ex ett del.icio.us konto och redan delar sina bokmärken. Detta är en riktig guldgruva för att hitta rätt information inom rätt område snabbt. Man skall inte tro att man är själv på företaget att leta information om ett ämne relaterat till det företaget jobbar med. Finns det inte redan så kommer det ju att finnas så fort du är klar. Hitta ett bra sätt att tagga bokmärken på så att kollegor på företaget kan söka lätt. Vill man ha en egen företagsspecifik lösning för detta så finns det alternativ. Själv har jag endast testad Scuttle. Scuttle fungerar exakt som del.icio.us (t.o.m plugins och andra add-ons funkar) fast den installeras “hemma”. Fördelarna kan vara stora samtidigt som man inte får reda på vad de som inte jobbar på företaget taggat som rör er verksamhet. Scuttle fungerar mycket bra.

Att ha ett strukturerat sätt att hantera intressanta och relaterade bokmärken är verkligen något man kan få ut mycket nytta av. Inte att förringa.

Realtids plattform
Denna är nog den svåraste att lösa. De flesta har idag ett eller flera sätt att kommunicera i realtid. Personligen skulle jag rekommendera alla företag att köpa Lotus Sametime. En fantastisk produkt, men samtidigt finns det kompetenta alternativ på marknaden som tillhandahåller “good enough” realtidskommunikation. Det svåra ligger nog mycket i att få alla att enas om vilken linje bolaget skall ta. Rekommenderar alla att om möjligt lämna MSN Messenger. Den är totalt osäker och vem som helst med lite kunnande i ämnet kan läsa vad som skrivs på MSN = jävligt dåligt ur ett företagsperspektiv. Tänker inte rabbla klienter eller teknologier, men att enas tror jag är viktigt samt det helt klart viktigaste ATT HA. Nästa aspekt i detta är självklart de add-ons man kan få med en realtids-plattform. Dvs webbkonferens, eller att integrera online-presence i olika produkter eller på webben, göra en mashup med Google Maps, som visar var alla dina kollegor är så fort de loggar på etc etc.

Personliga flöden (lifestreams)
Detta är ett relativt nytt fenomen som kan bidra oerhört till samhörighet och informationsutbyte. Till viss mån även markandsföring etc, men det är mer för en senare post. De typiska publika tjänsterna som finns idag att jämföra med är givetvis Jaiku och Twitter. Vet ej om det idag finns kommersiella eller open-source varianter som man kan köra företagsspecifikt. Dessvärre saknas en del funktionalitet i både Twitter och Jaiku för att de skall vara helt optimerade för företag att köra. Eftersom detta har exploderat först den senaste tiden lär det dyka upp alldeles bakom nästa hörn. Vill med detta ämne bara ta upp att det inte skall föringas hos företagen utan att det bör ses igenom och uppmärksammas, annars kommer det att infiltrera ändå, varesig företaget i sin helhet är med på det eller ej.

Bloggning

via Base10

Detta ämne tänker jag inte gå djupare på. Alla företag borde blogga och det borde vara såväl ledning som medarbetare som bloggar. Ledning för att kommunicera om företaget och viktiga produktlanseringar (för att få feedback och övrig kommunikaiton med kunder etc) och medarbetarna för de mer specifika ämnena och intressegrupperingar, samt nog så viktigt för att få transparens. Trovärdigheten för företaget ökar avsevärt om det är medarbetare som bloggar än om det är företagets VD. Det visar även på att företaget är ärligt. Även det negativa som kan komma ut är positivt (det når oftast ut till slut ändå, men på detta sätt påvisar man att man lyssnar och t.o.m. kanske gör nått åt det). Bloggplattformar finns det massor. Personlig rekommendation såklart WordPress.

Med detta tror jag att det alla punkter från inledningen är innefattade och nu dags att gå över på drakarnas för och nackdelar inom detta område.

De lite större (eller gigantiska) spelarna som idag har olika lösningar för detta är många. Lyfter endast fram de som är bra som jag personligen känner till. Finns fler bra kommentera gärna in det i kommentarerna. De stora som jag lyfter fram är IBM och Microsoft. Personlig favorit blir IBM och deras brand Lotus lösningar (ja, är lite partisk efter ett antal år på just Lotus).

Att det finns många som erbjuder lösningar betyder dock inte att det finns många som är bra. Denna marknad är enorm, men väldigt få av de som tillhandahåller mjukvara till de stora företagen satsar stort. De enda som har fått en anings pluss i kanten i detta ämne är IBM med sitt Lotus brand. Med det sagt måste jag framhålla att det idag finns fullgoda alternativ (se ovan) som verkligen konkurrerar på allvar. Den stora skillnaden är integrationen mellan de olika delarna, dvs det jag nämnde i början, där en “adressbok” fyller ett av sina syften.

Microsoft
Kombinationen av Groove och Sharepoint gör samarbetet till en dans.

Groove är en ytterst kompetent produkt. Groove Networks grundades av en av mina personliga idoler Ray Ozzie (ni som följt denna blogg ett längre tag har nog inte missat det). Ray anses även vara fadern till det som idag är Lotus Notes. Efter sin tid på Lotus så startade han Groove Networks och när Groove blev uppköpt av Microsoft så fick han ta över efter den gode Bill som Cheif Architect på Microsoft. Groove är en pier 2 pier klient för allt vad sammarbete heter: Chat, diskussionsforum, dela dokument, arbeta i samma dokument samtidigt, online/offline mm mm. Detta med en stark säkerhet dessutom. Hade äran att jobba med Groove som klient i projekt för ett par år sedan och det var ett mycket kompetent verktyg. Groove i kombination med Sharepoint är en mycket bra lösning för samarbete. Då har man både klient del och webbdel (genom sharepoint portalen). Tyvärr har Groove som sagt försvunnit en del iom att det blivit en pyttedel i hela gigantiska Office paketet (som jag inte är en stor fan av alls). En annan nackdel är att det är Windows only. Groove finns att ladda ner gratis på Microsofts webb. Kan vara värt ett försök om det finns lite tid över med några kollegor. Denna post måste jag komma ihåg, det är nog första gången jag verkligen kommer att rekommendera en Microsoft produkt. Damn! Dock täcker inte Groove/Sharepoint alla punkter från inledningen på något sätt, men för realtid/projekt/dokument och informationsdelning så är det en mycket kompetent spelare.

IBM Lotus
Produktfloran hos Lotus för att täcka ovan punkter är enkel. Prokuterna som täcker helheten (ej Lifestream) heter Lotus Connections, Lotus Quickr och Lotus Sametime. Dessa finns givetvis i bundle från Lotus. Vad är dessa för nått då? Jo, för ett inte upprepa mig så länkar jag till tidigare poster i ämnet och återkommer med en summering längre ner efter länkarna:

Bakgrundsposter:
Först en post om varför jag inte tycker att det är bra att allt sköts i inboxen. Det är ju tyvärr så det sker på många företag idag.
En till post om varför jag inte tror på e-mail som produktivitetsverktyg. Denna lite mer krisp.

Visionsposter:
Enhanced Enterprise Productivity. Vad är det och vad tillför det företaget? Denna post symboliserar mycket i vad jag tror kan förbättra vårt arbetssätt på visionär nivå. En av mina mer genomtänkta poster.

Poster om IBM och deras sociala verktyg och arbetssätt:
Är IBM Sociala?. en post som sammanfattar hur sociala IBM är och sammanfattar deras produkter inom området.
Vad är Lotus Connections? Sociala verktyg för företag! ….samt en liten summering av de utmaningar det innebär att föra in det i ett större företag.
Vad är Lotus Quickr? Arbeta effektivt i team.
Realtidsplattform vs Chat? Varför inte chat är samma som realtidplattform
Lotus Sametime. Kort post om Sametime.

IBM är troligtvis det bolag som verkligen tagit till sig av vart vi människor är på väg och lanserat produkter i linje med det (av flera analysfirmor utsedda till ledande inom området). Fortfarande är lösningarna lite svulstiga och sk Middleware, dvs de behöver i viss mån anpassas och det kräver en del att klappa om dem. Lotus Connections t.ex är fortfarande ett antal olika produkter som delar gemensam bas, men kräver olika installationer mm.

Summering
I denna gigantiska post har jag sammanfattat ett antal lösningar som finns där ute, det finns massor fler såklart. För ett större företag skulle jag nog rekommendera IBM spåret i sin helhet om det är helhetsgreppet som skall till. Om det endast är samarbetsdelarna och att få ihop team är verkligen Groove ett starkt alternativ (beakta att man då är låst till Windows). För alla företag som är sk SMB eller mindre skulle jag gå på smågodislinjen, således välja de mindre alternativen och kombinera ihop dem med lite konsulthjälp (eller om det finns inhouse). De tjänsterna är såpass kvalitativa idag. T.ex används Confluence som wiki hos bl.a. IBM och flera andra stora bolag, WordPress behöver jag nog inte nämna alla bloggar som änvänder den plattformen osv.

Slutsats
Det viktigaste är att detta ligger på agendan och att man gör något för att få människor att bli mer produktiva och dela med sig av den kompetens och information man har och tillför den till andra. Detta i kombination med att man skall vårda och respektera sina kunder och intressenter. Kommunicera med dem genom att använda rätt språk och rätt kanaler. Att skapa relation med sina kunder på nätet är inte alltid lätt för ett traditionellt bolag. Lätt om man heter Google, svårt om man heter Volvo, Scania eller SKF.