Jag har skrivit mycket om att jag förutspår att e-mail skall dö. Självklart är detta en sanning med modifikation. Jag tror att mediet kommer att finnas kvar, men i en helt annan utsträckning och med ett annat användningsområde än idag.

Idag sköter vi mycket av vår vardag genom mailboxen. Dessutom betyder det att du låter andra prioritera din tid, genom att skicka mail med uppgifter till dig och dessutom desto fler de skickar desto högre upp på din prioritering hamnar de. Du “läser” din e-mail och agerar i mindre utsträckning på den, det är inte att kalla produktivt utan mer av ett magsårsagerane.

Det handlar mycket om att vara proaktiv och att själv managera vad dina dagliga uppgifter är. Tyvärr så är det få företag som stödjer ett sådant arbets sätt. Dessutom är det få som klarar av att jobba på det sättet. Hur många t.ex lever Get Things Done (GTD).

För att vidare utveckla varför mailboxen inte är produktivitetshöjande: Hur många har mailboxen öppen hela dagen? Hur många av er processar sina e-mail tills det inte finns några uppgifter att processa kvar? Hur många “ska bara kolla mailen” utan att ta några actions? Tror att vi alla känner igen sig.

För att få struktur och kontroll behöver vi verkligen förändra vår e-mail hantering. Hur agerar vi när vi arbetar med e-mail. Detta gäller både när vi skickar och tar emot e-mail.

Hur många mail har du just nu i din mailbox som du inte agerat på?

Vi behöver agera!

Vad är problemet?
1. Det är så många mail som bara helt enkelt kan raderas. Radera!
2. Är det verkligen din uppgift att svara eller är det någon annan som har rollen eller kompetensen för att svara? Agera då omedelbart och skicka det vidare uppåt/neråt/sidvägs. Agera!
3. Behövs det svaras på! Svara! Agera!
4. Senarelägg. Det kan faktiskt finnas saker som skall lösas senare, men i kombo med ovan punkter så finns faktiskt utrymme för att senarelägga.
5. Arkivera/Delete. Gör det i EN folder inte i 2000+ folders för att ordna upp det. Dumpa det i en sökbar/taggbar folder “Arkiv”

Låt mailsvaren vara korta och kanske ha det i mailfoten att “Jag skriver aldrig mail längre än 5 rader”. Svårt för många att smälta, men de vänjer sig säkert.

Din inbox skall vara en plats för saker du inte läst än, annars hör det hemma någon annan stans. Flytta saker till rätt ställe. Gäller det ett möte, flytta det till kalendern, gäller det en uppgift, lägg det på en ToDo-lista, behåll det inte i inboxen.

Nu till framtiden och hur detta kan påverka hur vi hanterar mail i framtiden.

Hur få mail att fungera?
1. Mail skall fylla sin funktion att vara en icke relatidskommunikation (inte förvänta sig omedelbar action) mellan få individer rörande punkter som inte behöver finnas för eftervärlden (eller för andra att dra nytta av).
2. Ha inte mailen öppen hela tiden, det är klart produktivitetssänkande. Öppna den en gång i timmen och följ kanske punkterna ovan. då är det inte lika enerverande eller stressande som om du skulle få ett pling och meddelande varannan minut.
3. Arkivera och släng. Vilka av dina mail behöver du verkligen agera på?
4. Flytta information till sitt rätta element. Är det ett möte med agenda, flytta till kalendern. Är det en diskussion rörnade nya produkter eler affärsutveckling, flytta till Wikin. Är det en kunddiskussion, flytta till samarbetsplatsen för den kunden eller till CRM. Är det en konversation som kräver omedelbar reaktion, flytta den till chat eller telefon etc etc.

Själv har jag sakta försökt att jobba på detta sätt (efter bästa förmåga) och resultatet är helt ärligt att mailkonversationen har gått ner ordentligt. Dessutom tror jag inte att mottagarna har märkt att jag förändrat mitt beteende nämnvärt. Jag använder företagets Wiki och min personliga Wiki betydligt mer frekvent. Jag använder chat mycket mer effektivt. Jag skickar inte dokument i mail i lika stor utsträckning etc etc. Självklart har jag en mycket lång väg kvar att gå precis som de flesta andra, men jag har fått mycket mer tid till kvalitativt jobb nu än tidigare.

Jag tror alltså inte att e-mail kommer att försvinna helt, men jag tror att användandet kommer att förändras drastiskt. Ovan är den ena sidan, den personliga sidan. Den andra sidan är såklart att lösningar för att hjälpa dig med saker du tidigare löst i mailboxen poppar upp som svampar på marknaden.

Mycket av ovan är axplock och konsolidering av GTD och Inbox Zero (43 folders Merlin Mann). GTD är mer det övergripande och Inbox Zero det mer pragmatiska, hur-gör-jag-i-verkligheten-nu-då versionen.

Hos 43-folders finns en hel uppsjö med bra tips om hur man blir mer effektiv i sin inbox-hantering, klart värt ett par minuter. essutom värt ett bokmärke så man kan gå tillbaka och bli upplyst på nytt när man fallit tillbaka.