En återkommande punkt som jag skrivit om ett antal gånger i följande poster:
Inbox dilemma vs E-mail is dead
Management by a-mail och övrig e-mail kaos
Inbox 2.0 Jag vill ha mer
E-mail is dead

Nu har det även forskats på området. Det är Eva Sjöqvist som skrivit avhandlingen som heter “Electronic Mail and it´s Possible Negative Aspects in Organizational Contexts”. Sammanfattningsvis kommer hon fram till att mail kommer att leva kvar, men vi behöver bli bättre på att välja vad vi mailar. Mail är heller inget som en ledning kan ge direktiv om hur det skall hanteras utan om beteendet skall förändras är det på marknivå det kommer att ske.

Sagt och gjort, läst avhandlingen. Kan varmt rekommendera den, kanske främst rubriken som heter “Kort Sammanfattning“. Självklart kan hela rapporten laddas ner även den.

Eva angriper det hela på ett bra sätt. Hon delar in mail i tre olika typer:
1. Onodiga mail
2. Nödvändiga mail
3. Skadliga mail

Kontentan är att vi inte tänker igenom vad vi skickar och om mail verkligen är rätt kommunikations sätt för just den informationen. Vissa saker passar mycket bra i mail och vissa andra inte.

Vad är det då som ställer till det. Eva Sjöqvist har listat ett antal tillfällen när mail helt enkelt inte är rätt:

Strategiska frågor
Hot om avsked och uppsägning
Omorganisationer
Företagsköp
Förhandlingar

Personliga ärenden
Förflyttningar
Uppsägningar
Lönediskussioner
Beslut av sekretesskaraktär
Disciplinärenden
Tillrättavisningar som kan uppfattas som mobbning
Personliga frågor/omvälvande omständigheter oberoende om de är positiva eller negativa
Åtgärd av personliga problem

Informationens karakär
Beslut eller information som lätt kan ifrågasättas
Frågeställningar som kan uppfattas som vaga eller abstrakta dvs oklar information
Väldigt viktig information
Meddelande med ett slrämmande innehåll
Tungläst eller mycket omfattande information

Förhållningssätt
Konflikthantering
Bemöta en irritation
Besvära ett meddelande när man är i affekt
Om det krävs en snabb respons/feedback eller åtgärd
Om man vill uppnå konsensus via dialog
När kontrollen på reaktionen är viktig

Se nu till din egen organisation….används mail till något av ovan?

Min ytterst okunniga gissning är att så är fallet och så även om jag själv ser mig runt. Vi bör helt enkelt bli mycket bättre på att väga in vilket kommunikationsmedel vi använder för vilken information.

Även stressen är ett stort problem med e-mail. Irrelevanta mail och mail som inte är direkt adresserade till dig som person är mycket stressframkallande och suger produktivitet ur din arbetsdag. Vidare är förväntan på omedelbar respons stressande och en gång för alla e-mail är inte kommunikation i realtid! . Att inte själv kontrollera sortering och prioritering via sin inbox är även det produktivitetssänkande och stressande. Någon annan prioriterar din tid åt dig och det är inte dina arbetsuppgifter du utför utan någon annans.

Eva avslutar med hur du och din organisation kan få en bättre tillvara med sin e-mail. En sektion för dig och en för din organisation. Många bra punkter att läsa. Kontentan är att ta kontroll och inte låta e-mail ta över din dag. För företagen gäller det att lyssna på organisationen och vara följsam för deras önskan och krav på e-mail korrespondens.

De reflektionerna är väldigt lika de som finns i Inbox Zero konceptet, som jag varmt rekommenderar.