Använd rätt verktyg till rätt uppgift

Vill slå ytterligare ett slag för att använda rätt verktyg till rätt sak vad gäller att sprida och konsumera information. Allt för att bli mer produktiv samt att hjälpa andra att bli detsamma. Dessutom kan du som enskild individ på det sättet bidra till ett öka värdet på ditt företag, inte illa!

E-mail inte alltid rätt!

Slå mig inte! Vet att det är en återkommande punkt, men är så djupt övertygad om att vi slösar så mycket tid på mail och fram för allt låser enorma mängder kunskap i våra otillgängliga mailboxar, när denna kraft borde vara tillgänglig för alla. Dessutom är det endast sändare och mottagare och släpper alltså inte in de som kanske sitter inne på lösningen (eller vad det nu kan vara). E-mail är helt rätt för att ha direkta konversationer med de som du vet har svaren och som inte andra kan ha nytta av i framtiden. Mail sker heller inte i realtid vilket många verkar tro. Det förväntas att svar kommer omedelbart och det är inte produktivitetshöjande att ha mailen igång hela tiden. Stäng mailen när du inte skall använda den, kolla den en gång i timmen eller varför inte morgon och kväll?

Chat – För spontana diskussioner

Snabba frågor, snabba svar. Perfekt för spridda team, eller när man sitter i möte och behöver snabbt svar. Även under telefonsamtal när man behöver fråga tredje part etc. Ett kommunikationssätt som alla verkligen borde ta till sig av. Det är dock viktigt att ge alla möjligheten att komma igång enkelt och inte förlita sig på privata MSN Messenger eller liknande. Det måste vara enkelt för alla att komma igång med kontaktlistor etc. Just denna enskilda företagskommunikationsmedel är det som jag enskild mest saknar från mina år på IBM. IBM är ett föredöme i hur de använder sin realtidsplattform. Här är en case study runt just detta.

Wiki – För bestående information

Rapporter, mötesanteckningar, noteringar, kund dokumentation etc etc. Inte att förglömma är de olika kundytor och teamytor som är lämpliga att ha på en wiki i ett företag. Att all information kan uppdateras och kommenteras gör informationen levande, uppdaterad och korrekt. Istället för att skicka runt mail med word-dokument skapa informationen på wikin direkt istället.

Bloggar – Personliga ideer och tankar

Interna bloggar är något som börjar växa fram. Dessa är alldeles ypperliga för att driva innovation och sprida information. Innovationen drivar man mycket genom att alla kan sprida sina tankar runt utveckling och det bra idéerna kan lätt snappas upp, diskuteras och utvecklas till något som kanske blir en ny produkt. En annan del är att det är ett bra sätt att sprida vad man gör om dagarna. Varför skall man göra det då? Olika avdelningar och personer är olika bra på att informera om vad de gör på dagarna. Genom bloggen kan detta kommuniceras enkelt och på det sätt som känns bekvämt. Passar även på att lyfta tanken om att denna info även kan delas med kunder, partners och fans etc. Transparens!

Mikroblogg

Läs tidigare post som enbart fokuserade på detta. Hela den posten är som skapad för denna rubrik, dessutom med lite intressanta kommentarer runt att detta nya tankesätt och terminologi etc

En del som jag personligen tror kommer att växa är sociala aktiviteter. Varför skall vi lösa alla uppgifter själva? Är inte de flesta jobbrelaterade uppgifter både återkommande och löses bäst om man är fler? Har skrivit om det tidigare i posten “Bli produktiv med sociala aktiviteter”

Detta är inte på något sätt ett facit utan tankar och förslag att begrunda. Det är heller inte en komplett lista. Listan kommer att förändras och givetvis finns det lösningar som redan idag används med bra resultat som inte finns med här. Kommentera gärna med egna erfarenheter från ert företag eller hur ni önskar att det skulle kunna bli bättre etc.

Detta är heller inte att förväxla med en lista över social mjukvara. Detta är endast vilka verktyg som kan vara bra för att lagra och publicera information på, den information som oftast endast finns i mail och Word dokument idag. Informationslagring alltså, inte dokumentlagring.