Jag återkommer till detta ämne med ett par månaders mellanrum. Dagligen hörs klagomål som “jag får så mycket mail” och “jag hinner inte med min mailbox” (eller hinner inte med jobbet för alla mail). Tänker inte gå in på “the e-mail dilemma” utan läs i så fall några av mina gamla poster på ämnet. Posten “E-mail, produktivt eller inte” från 2008 innehåller det mesta på ämnet och en hel del länkar till annat jag skrivit på ämnet genom åren.

Enligt IDC spenderar varje arbetande person 13h per vecka i sin mailbox.
IDC Hidden cost of information work Report

Har e-mail blivit bättre med åren?

Grundproblemet består till 100%. Det har hänt två saker enligt mig:

1. Google har gjort informationen tillgänglig genom sin sökhantering i mailboxen samt filter hantering etc. Detta har drivit utvecklingen framåt för andra leverantörer också
2. Integration. Genom att koppla ihop mailbox och andra tjänster har till viss del produktiviteten ökat. Gmail har kopplat in GTalk, Microsoft har kopplat in Messenger och IBM Lotus har kopplat in Sametime. Dessa plattformar är dessutom pluggbara vilket ger att det går att utveckla applikationer till dem.

Detta är givetvis bra, men hävdar att så länge mailen är strukturerad på det sätt som den är kommer ingen större skillnad att ske. I grunden finns två stora problem (brukar påstå att möjligheter är ett bättre ord, men i detta fall väljer jag problem) med att få lyckas lyfta ut konversationer till rätt kanal för den typen av information.

1. Förändringsbenägenhet. Efter snart 20år med e-mail är den relativt rotad i vår vardag. De flesta har haft mail iaf sedan innan 2000. Att nu börja att inom/utom företaget konversera på ett nytt sätt är inte det enklaste.
2. Produkterna är dåliga. De stora företagen väljer lösningar från de stora leverantörerna. Dessa är ofta väldigt bökiga och knöliga både vad avser tröskel att börja arbeta i, men även att implementera. De mindre företagen väljer mer lättfotade lösningar. Dessa är ofta enkla och snabba att komma igång med, men täcker oftast inte hela kartan.

Resultatet blir att vi sitter kvar i mailboxen och låser in vårt intellektuella kapital samt inte ger full möjlighet för organisationen att fatta snabba beslut på rätt informationsgrund.

Notera t.ex hur många av oss som har mailen konstant uppe (från morgon till kväll), men att samarbetsverktygen endast öppnas när de skall användas, lite bakvänt eller hur?

Skohorn och kortslutning

Idag har många påbörjat att skohorna fram en bättre mailbox. Google har lanserat Priority Mailbox som nu finns i alla gmail mailboxar. Ur ett rent mailbox-perspektiv en ytterst bra funktion som sparar mycket tid och sätter fokus på rätt sak. En light version av den Inbox 2.0 jag skrev om 2007. Även 3 meningars-mail har kommit på tapeten för att bli mer produktiv. Ja, det hjälper oss i att bli aningens mer produktiva, men det löser inte alls problemet med att informationen är på fel ställe från början. Mycket av den info vi har i mailen skall helt enkelt inte vara där, så enkelt är det.

Mail har sin plats i vår vardag, men borde ha en klart mindre plats än den har. Enligt mig borde mail ha en och endast en funktion: Konversation mellan två (ibland fler) individer där man vet att endast denna person sitter på svaret på den ställda frågan samt att inga andra kan ha värde av att ta del av den informationen.

Sitter du på ett företag som jobbar bra inom området dela gärna med dig, det behövs bra exempel att lyfta fram så att andra finner inspiration i att bli mer produktiva och samarbeta bättre inom och utom den egna organisationen. Gärna i kommentarerna, men det går givetvis bra att maila också!