Behöver företag kontor för att få saker gjorda?

Efter att ha jobbat virtuellt utan fast kontors plats (med korta undantag) sen sent 90-tal på såväl ett av världens största företag till lilla startupen Silverbakk, har jag ofta ställt mig frågan: “Varför är det så självklart att företag har kontor?”. Eller om vi ställer frågan på sin spets: Behöver vi kontor?

Grundtesen är att ett företag är en enhet med individer och utrustning, som utför jobb mot gemensamma mål. Eller nått i stil med det iaf.

Bakgrund

För många år sedan innan vi hade mobiltelefoni, internet och snabba sätt att transportera oss, då var det en självklarhet att man skulle sitta ihop för att kunna jobba tillsammans och föra verksamheten framåt. Det var svårt att kommunicera och och samarbeta om man inte satt i samma lokaler. Verksamheten var ofta tillverkande och mindre tjänstemannadriven etc.

Vart får vi jobb gjort?

En studie från Harvard Business Review visar att vi blir störda från att lösa våra uppgifter 96min varje dag. Detta är för R&D personal och gissar således att antelen minuter är väsentligt högre för sälj/marknadspersonal. Det är alltså nästan 2h varje dag som går åt till att bli störd. Det är i runda slängar 1/4-del av din arbetsdag.

Nu räcker det inte med det, utan utöver desa rena “störminuter” så betyder det också att vi får betydligt mindre antal minuter som sitter ihop. Detta är troligt mer avgörande för att få saker gjorda än att bli störd nån gång då och då. Det tar ca 1h att få igång fokus och verkligen få saker gjorda och väldigt få av oss får den tiden avskiljt för att kunna komma in i ett ordentligt arbetsmode. För att verkligen kunna vara produktiva med våra tasks skulle vi behöva ca 3h av total avskiljdhet för att vara som mest effektiva.

Detta förklarar med stor sannolikhet varför min erfarenhet är att de flesta som jobbar inom sälj sitter och skriver avtal, presentation och annat på natten. Dagarna går åt till interaktion och för att kunna få ihop avtalet tvingas man ta till natten för att kunna få möjlighet att fokusera (sen är det ju synd att ta interaktionstid till pappersjobb, säger säljaren i mig).

Om man frågar ett antal personer om vart de får jobb gjort, svarar väldigt få kontoret, utan i köket, på hemmakontoret, på ett café eller kanske på tåget (där jag sitter just nu). Varför svarar ingen på kontoret. Kolla gärna Jason Frieds (från 37signals) TED talk “Why work doesn’t happen at work” som jag bäddat in sist i posten. Han berättar mer om just dessa delar och hans vinkel på det hela.

Måste vi sitta på ett gemensamt kontor?

Min övertygelse är att detta inte alls är nödvändigt. Tror det slängs väldigt mycket pengar i sjön på stora lokaler bara för att folk skall ha sitt skrivbord, stol, lampa etc.

Idag jobbar jag helt distribuerat. Mitt kontor är hemma i ladan, Silverbakks postadress (och kontor där mina kollegor jobbar ibland, när dom inte jobbar hemma eller likn) är i Helsingborg och jag har de flesta kunder och möten i Stockholm. I Silverbakk har vi bra rutiner för hur vi jobbar. Vi har webbkonferenser, chat, projekt & samarbetsverktyg samt att vi träffas då och då för att få det personliga mötet. Ser väldigt stora fördelar med detta sätt att arbeta. Den nackdelen som jag ser med detta upplägg är att vi kollegor faktiskt träffas för sällan. Vi är alltså kontorsföretagets totala antagonist med för och nackdelar.

Ett annat exempel är den tid jag spenderade på IBM. IBM har lokaler (och rätt stora), men inte platser till alla. De sponsrar, ger förutsättningar och uppmanar till mobilt arbete. Har inte stött på något företag där det är så enkelt att jobba hemma, på annan ort, eller annat land. Utnyttjandet av samarbetslösningar är väldigt utbrett och i stort hela bolaget är uppkopplade via företagets chat-program (Sametime). Det är 320 000 unika användare varje dag, 230 000 inloggade vid peak och över 50m meddelanden varje dag bara på chatten. Dina team medlemmar kan sitta bredvid dig eller i Kina eller i USA. Tar upp IBM för att visa på att det är fullt möjligt för gigantiska tjänstemannadrivna bolag att verkligen stötta produktivitet och hålla nere resekostnader etc.

Det perfekta företaget

Har funderat på detta en hel del och kommit fram till följande:

• Alla medarbetare skall ges tekniska förutsättningar för att kunna jobba vart som helst. Mycket kan lösas bara genom en iPhone/Android med flatrate samt bärbar dator med en del samarbetsmjukvara på (allt webb så klart)
• Företaget skall ha en lokal, men den skall vara anpassad för att medarbeta skall kunna just jobba i team samt kunna ha möten, både interna och externa. Alltså, inga fasta arbetsplatser, utan ytor för samarbete. Dessa ytor kan givetvis användas för att spendera dagen på om man vill anv kontoret som arbetsplats.
• Viktigt (egen erfarenhet från Silverbakk) är att man ser till att ofta träffas hela bolaget (eller avdelning etc beroende på bolagsstorlek) för att främja team-känsla och skapa gemenskap. Det går aldrig att ersätta det personliga mötet. Detta bör schemaläggas t.ex att alla är på kontoret sista fredagen varje månad eller liknande. Varje team bör ha schemalagda webbkonferenser regelbundet. Generellt en team-konf i veckan och i vissa team kanske varje dag inleds med en webbkonferens i intensiva perioder. Samtalen online fortgår hela tiden, men varje individ kan slå av när man vill fokusera och inte bli störd. Detta gör att man utifrån sin egen arbetssituation kan prioritera sin tid och se till att de gemensamma målen nås fortare.

Detta är en vetenskap i sig och detta är mina tankar runt detta. Vore jättekul om du som läser detta har egna erfarenheter runt hur effektivt arbete drivs och hur företag skulle kunna bli bättre inom området.