Podio – en lysande stjärna bland samarbetsverktyg

På Silverbakk har vi kört Podio relativt länge nu. Har många gånger tänkt att jag skulle skriva av mig lite om varför vi föll för Podio jämfört med andra alternativ. Nu blir det av och sammanfattningsvis har Podio nått som många andra saknar. En enkelhet i att anpassa Podio efter hur just ditt företag jobbar och att enkelt kunna skapa applikationer för dom där sakerna som aldrig finns i andra system. Podio tänker dessutom mobilt och igår lanserades en ny Podio iPhone app där även dina egna skapade och anpassade Podio-applikationer fungerar precis likadant som på nätet. Det är även det något som konkurrenterna saknar. iPhone appen är helt fantastisk, vilket flera verkar tycka.

Vilka verktyg använder Silverbakk

Eftersom vi är ett ytterst spritt företag så använder vi väldigt mycket samarbetsverktyg för att få dagen att fungera effektivt. Vi försöker att dela in vår kommunikation i följande delar:

Snabba saker som inte behöver sparas eller genererar actions – Chat (Gtalk)
Om nu dessa snabba meddelande skulle generera något som vi skall jobba på, involverar andra eller på något sätt får vikt, flyttas konversationen omedelbart till Podio.

För konversationer där inte andra personer än de som får meddelandet har värde eller skall se det som skrivs – Mail
Samma här, blir det tasks eller liknande flyttas det direkt till Podio. Här skall dock tilläggas att det fuskas en del. Vissa ämnen tvingar oss nästan in i ett traditionellt beteende och det är när inte vi själva startar konversationen, då dras även vi med i att maila en hel del, men strävar åt att minimera även detta.

Dokument skapas, kompletteras och kommenteras i Google Docs.
Detta har varit en liten resa, men nu är vi i stort sett i mål med att allt skapas och sparas i Google Docs. Det stora genombrottet var när kommenteringsfunktionen kom till realtivt nyligen och det blev ytterst enkelt att kommentera på innehåll.

Schemalagda webbconfernser kör vi ca 1 gång i veckan – Skype
Mest för att se varandra och föra lite större gruppdiskussioner där alla är inblandade.

Vi pratar ytterst lite i telefon med varandra.
Det är inget val , utan nog bara en effekt. Vi ser varandra oftare på Skype än vi pratar med varandra i telefon.

Hur jobbar vi med Podio?

Vi testade många olika lösningar. Inledningsvis körde vi en kombination av Basecamp, Yammer, Mindmeister, Dropbox och Skype/Gtalk. Detta fungerade bra, men vi saknade fortfarande områden som vi inte upplevde täcktes in fullt.

Dokumentation av själva produkten Silverbakk (kod, infrastruktur etc) har vi hela tiden kört i en separat Wiki.

Då träffade vi på Podio. Faktum är att jag sett Podio redan innan det var Podio. Var på ett Startup Event innan Reboot11 i Köpenhamn 2009 och där visade grundarna av Hoist som bolaget då hette upp sin produkt. Produkten utvecklades och de bytte namn till Podio. Podio är alltså ett Köpenhamns-startup som nu även har kontor i San Fransisco.

Podio är en plattform där man utför sitt jobb. Tror även deras slogan är nått i stil med det, eller rättare sagt “Work the way you want”. Vi använder Podio ungefär på nedan vis. Med det sagt är Podio en produkt som kan anpassas på tusen vis utan det för den skull är komplicerat. Just det är en av de största fördelarna. Du arbetar i Podio som du arbetar i ditt företag, du behöver alltså inte ändra ditt sätt att arbeta vilket många verktyg annars kräver. Deras slogan stämmer alltså rätt bra med verkligheten.

1. Activity Streams

Vi använder Activity Stream för att hålla varandra uppdaterade om vad vi jobbar på just nu. Det kan vara allt från teknik till att jag skriver en uppdatering direkt när jag kommer ut från ett kundmöte. Vi slänger allt iväg lite roliga uppdateringar i bland också.

Ibland kan en activity övergå till en task och då är det skitenkelt att göra. Det går att göra tasks av allt i Podio.

90% av allt vi skriver gör vi i activity streamen. Det är även där den mesta av vår konversation sker. Det är lite av navet för oss. Precis på samma sätt som Yammer var innan (därav att vi saknar en desktop app, men mer om det nedan).

2. Tasks

Navet på nått vis. Allt i bolaget som skall göras skall finnas i Tasks. Det går att prioritera, kommentera, sätta datum, mailsvara i konversationen, skicka in tasks via mail etc etc. Striaght forward och en funktion som verkligen utvecklats över tiden. Podios vision om att man skulle enbart jobba i Podio och att mailen inte var en del av detta var något jag uppfattat att de fick backa på. Detta då mailen dessvärre fortfarande fungerar som en meddelandehub i vår vardag.

Task delen och meddelande funktionen som är knuten till Tasks är nog den enskilda området som Podio har gjort störst och mest behövda uppdateringar inom. Från riktigt dåligt till toppen!

3. Egna appar för Brainstorm, Features, Bugs & Demo Requests

Detta är våra appar (listade i rubriken). Dom har vi skapat själva. Kortfattat ville vi ha ett ställe där vi dumpade alla vilda och galna (?) idéer så att dom inte går förlorade, även så fort vi får kundförfrågningar om funktioner etc så släpper vi ner dem här. Detta görs i Brainstorm appen. Där diskuterar vi och rangordnar etc. När sen en Brainstorm skall bli verklighet skapas en Feature som då dessutom är kopplad till den Brainstorm som genererade denna Feature. När något hamnar i Feature är det en funktion som vi beslutat skall föras in i produkten. Bugs applikationen är vårat sätt att hålla koll på och se till att vi eliminerer buggar på ett bra sätt. Dessa appar var inte standard och dom har vi alltså byggt själva i Podio (eller modifierat de som fanns). Utan att överdriva tog det max 5 minuter att skapa respektive app. Detta utan en rad kod och utan manual. Det är en helt fantastisk funktion som ytterst bidrar till att man känner att Podio ger en helhet som många andra saknar eller endast kan uppnås genom kodande alt konsult-kostnad.

Vår Demo-request process sköts även den i Podio. Dvs går man till Silverbakk.com och önskar att få en demo så kommer det formuläret in i Podio per automatik. Då vi inte ville anv Podios “powered by Podio” fomulär som inte passade in i färg, form etc så var det lite bökigt, men vi löste det på ett sätt som jag inte riktigt tror är så som det är tänkt, men så som vi ville ha det.

Vi underutnyttjar app-funktionaliteten och kommer förhoppningsvis hotta upp de appar vi har och även bygga nya.

Som ett exempel har vi gjort flera försök att få till en bra CRM app i Podio, men inte lyckats. Detta är garanterat inte för att det inte går utan för att vi inte kraftsamlat på det tillräckligt.

Silverbakks Podio Startskärm

Andra appar vi använder är t.ex PR Tracker, där vi lägger in all PR som vi förtjänat. Vi har även bildgalleri som en app. Både PR Trackern och Galleries är standard appar man kan lägga till.

Höll nästan på att glömma att det givetvis finns en Podio appstore. Denna appstor är en enkel och smidig historia. Det är appar som andra skapat och som de sedan delat med sig av. Detta gör att istort sett alla behov redan har en app som om den inte funkar direkt lätt kan anpassas för dina mål.

4. Mobilt – ny Podio iPhone app lanseras

Podio var lite sena på det, men kom igen stark och fr.o.m förgår så har de en extremt potent iPhone applikation (finns även Podio for Android) som är en komplett spegelbild av din webbmiljö. Ja, du har alltså även dina egenutvecklade appar i iPhone-appen. Det är genialt. Det kommer kräva lite att förändra sitt sätt att arbete med appen mot vad man gjort tidigare, men väl värt! Vi har främst använt appen för Tasks (lägga till/komplettera etc), men 90% har helt klart gått till att uppdatera Activity Stream. Det är en jätteviktig funktion.

Vad saknas i Podio

Vi har nog penetrerad Podio relativt ordentligt och är överlag väldigt nöjda. Vi använder och kommer fortsätta använda Podio för att det gör vår dag enklare och vi löser saker snabbare etc. Vi saknar en desktop app. Vi saknar det jättemycket. Primärt skulle vi önska en app som är precis som Yammers desktop app. Det skulle helt enkelt förenkla för oss. Det finns en beta version av en app, men det är inte en app (har haft tuff dialog med Podio om just detta för ett tag sen) utan en form av notifieringsmekanism som meddelar att det har hänt saker i Podio, men vad som har hänt och möjligheten att agera i appen är icke existerande.

Det finns en kraft i webformulären, men dom behöver kunna anpassas mer för att fylla en vettig funktion på en företagssida. Ytterst handlar det om att ge oss användare kontrollen över designen av dessa formulär, vilket de inte gjort fullt ut än, men hoppas att de kommer göra framöver.

Sammanfattning av Podio

Vi lever i Podio. Det är kul att se hur fort produkten utvecklas och i vilken takt. I de avseenden Podio har brister så är det till 90% vi själva som inte använder produkten på rätt sätt. Kommer en desktop app är det snudd på perfekt. Det är en klart kompetent spelare som utmanar många av de stora och även många små. Jag spår och hoppas på stor framgång för våra danska grannar.

Så om ni inte redan testkört Podio så hoppa över och signa upp.

Sen kikar vi från Silverbakks sida på om vi kan göra något kul med deras API också. API dokumentationen för Podio finns här.

OBS: Jag är inte mutat, bara en nöjd användare. Sen är alla jag haft kontakt med på Podio väldigt trevliga. Vi har ju faktiskt några svenskar där också!