Enhanced Enterprise Productivity

by Fredrik Stenbeck on May 7th, 2007 No Comments »

Återkommer igen till ämnet runt att arbeta effektivt och ha kontroll på det man gör och har gjort. Desto mer arbetsbördan ökar (vilken vara ett konstant fenomen tyvärr) så ökar kraven på att hantera sina aktiviteter på ett kvalitativt sätt markant.

Vi kommunicerar idag betydligt mer ostrukturerat. Tidigare var det snigelpost och telefon, sedan blev det Word, Excel dokument och e-mail. Idag är det en fantastisk mängd olika kombinationer av kommunikation. Det är chat, Twitter, bloggar, intranät, olika affärskritiska applikationer, arbetsytor mm. I stort sett samtlig kommunikation idag är elektronisk. Personligen har jag inte en pärm och har alltid mitt kontor under armen. Kan idag sköta mitt jobb helt 100% utan kontor och var som helst, mobil, dator samt ett anteckningsblock (försöker gå över till personlig Wiki) är allt jag använder.

Notera att ovan endast rör den personliga hanteringen av aktiviteter, inte hur det speglar företaget och hur effekten för företaget skall förbättras.

Ovan bild tycker jag symboliserar den verklighet vi står inför idag. För att nå organizational productivity måste vi föra in affärsprocesserna i vårt sätt att samarbeta och kommunicera.

Företag idag består mycket av processer och alla förväntas att arbeta efter dem. I den definitionen har företaget pekat ut de viktigaste processerna som alla skall följa, men vad händer med allt annat arbete som görs och som inte påverkar alla enheter i bolaget etc. Reflektera kort över alla saker du gör på dagarna som är repeterbara uppgifter. Var finns all information relaterad till de uppgifterna lagrade. Vad händer om just du slutar, vad händer om du är sjuk. Vad händer om det sker förändringar som inte du kan påverka etc.

Idag är det enklare och enklare att skapa stödlösningar för detta, att på ett strukturerat sätt jobba ostrukturerat (ja det låter lite wacko, men sant).

Att idag definiera ett arbetsflöde och sedan med enkla medel se till att rätt roll utför rätt aktiviteter. Det är inte high-tech det är endast en beteendeförändring. Tidigare har det alltid varit så att vi var tvungna att ändra vårt arbetssätt för att passa till processen etc. Idag är det tvärtom. Vi får en del nya enklare, effektivare hjälpmedel för att jobba på det kvalitativa sätt vi redan gör. Dessutom kan vi nu mäta resultatet och få fram affärsmätning i form av t.ex KPI (Key Performance Index).

Tänka att alltid i en affär ha stenkoll på alla revisioner uppdatering samt vem som gör vad och vilka möten som sker kontinuerligt och alltid uppdaterat. Detta i realtid samt för efterlevande (uppföljning, mätning, legala regler, ny personal etc). Att få en ögonblicksbild alternativt gå tillbaka och titta på hela förra året.

Detta gör dessutom att IT blir fantastiskt affärsdrivet. Det är inte en stödjande funktion som bara kostar pengar (som dessvärre många tycker). Detta gör att IT verkligen kan bli affärsdrivande och mätbart på riktigt.

Att detta över huvud taget kan bli verklighet är att det börjar dyka upp lösningar där verksamheten kan definiera sitt arbetssätt och att det sedan finns verktyg som kan läsa detta och automatiskt förse verksamheten med rätt verktyg.

Igår beklagade jag mig i vanlig ordning är mailflödet och hur folk managerar sitt arbete via e-mail när det finns så många andra bra sätt att kommunicera och arbeta idag. Fick respons från kollegan som jag diskuterade med. Han undrade om det distribuerade sättet att kommunicera verkligen gör det lättare. Det är verkligen värt en funderare med de verktyg vi har idag, skulle vi lyckas förbättra oss i någon form åt det höll jag visionerar om här tror jag att vi kommer att bli betydligt effektivare och få ökad produktivitet. Detta utan att vi tappar spårbarhet och kontroll på vår verksamhet.

Bilderna ovan är hämtade från IBM System Journal no45 med rubriken Business Collaboration. Har skrivit om den rapporten tidigare och jag känner några av dem som skrivit och det är riktigt bra folk. Det är den bästa rapport jag läst på länge och rekommenderar den så klart. På klassiskt vis fick jag i början en flummig känsla, men andra gången jag läste satte det sig.

Reslaterade Poster: