Bli produktiv med Sociala Aktiviteter

by Fredrik Stenbeck on June 4th, 2008 1 Comment »

Den främsta delen med sociala aktiviteter handlar om att omorganisera ditt arbetssätt så att det reflekterar det jobb som skall göras och inte tekniken som skall stödja dig i arbetet (läs, du anpassar dig till Tasks i Outlook för att det är den teknik som finns).

Bakgrund
Självklart handlar det om att effektivisera sitt sätt att arbeta. Idag arbetar de flesta utifrån sin mailbox. Detta bevisas gång på gång (även om kanske inte just du gör det). Dock är dessa uppgiftsstyrda aktiviteter inte alltid så lämpade för att skötas ifrån din mailbox utan att ett mer samarbets och aktivitetsnära arbetssätt skulle vara bättre. Fram för allt aktiviteter som sträcker sig över lång tid med många inblandade parter är direkt olämpliga att sköta via mailbox. Det finns inget stöd för struktur och samarbete i mailen (även om dåliga försök görs på flera fronter).

Tanke
Den enkla tanken är att Social Aktiviteter skall brygga gapet mellan ostrukturerad kommunikation och ett väl strukturerat sätt att lösa uppgifter.

Övergripande bild

Vad är det då?
Detta handlar inte om ytterligare ett verktyg för att lösa dina Upgifter. Detta är ett sätt att samla, integrera och strukturera det du redan gör. Lite som en integrationsplattform för allt samarbete relaterat till uppgifter.

Scenario
Tänk att ditt företag skall ha ett event nästa år. Det är massa arbete, lokaler, mat, talare, musik, öl vin, namnbrickor, inbjudningar, program, sponsorer etc etc.

Du skriver ett övergripande dokument och skickar det till de andra inblandade via e.mail. Lisa börjar chatta med dig direkt runt detta och ställer lite olika frågor. Två dagar senare svarar Andreas och har då kompletterat dokumentet med lite nya uppgifter. Kalle skickar ett mail till dig och meddelar att han kan ta på sig lokal, musik, vin öl och en del saker till. …….jag bryter här, redan nu börjar det bli ohanterligt och du känner att du helt plötsligt har allt i ditt knä och har svårt att komma ihåg allt.

Tänk om du bara kunde dra (ja drag & drop) dokumentet in i aktiviteten “Företagseventet 2009″ och släppa det där och vips får de övriga deltagarna en liten notifikation om att det har hänt nått i aktiviteten (ja du kan givetvis ställa in hur du vill ha dina notifikationer). Tänk om du efter chatten med Lisa bara sparar chatten i den aktiviteten så att frågorna inte glöms och att de tillfaller den det berör. Tänk om du bara efter samtalet med Andreas lägger till de uppgifterna snabbt och smidigt så att alla får reda på att de nu tillhör honom. ….etc

Bara under denna inledande fas har nu alla fokus på att lösa SINA uppgifter och inte lägga tid på det som inte berör dem. Dessutom har alla alltid aktuell information om eventet och kan hålla sig uppdaterade på hur det går (gäller givetvis även de som inte ingår i eventgruppen då det är helt öppet, varför skulle det vara stängt?). Du kan hela tiden uppdatera dina uppgifter och även bjuda in nya personer till att hjälpa dig med dina uppgifter om så krävs.

Traditionellt har det inte funnits något som fyllt utrymmet mellan projekt och dina individuella tasks i OutlookNotes/gmail etc. Med Social Aktiviteter har du helt fyllt det utrymmet, dessutom kan Sociala Aktiviteter självklart fungera precis på samma sätt som Outlooks Uppgifter, men du kan när som bjuda in och dela med dig av denna uppgift till vem du vill.

……något sent vaknar marknadschefen och har givetvis massa synpunkter. Som den traditionalist han är skickar han ett mail till dig med flera nya kompletterande uppgifter, bl.a. kommer det ett antal extra viktiga kunder som kräver lite VIP och även tre talare från Tyskland som behöver hotell, transport etc…..skit oxå…..men vänta, du högerklickar och för en snabb chattdiskussion med Carina och hon tar sig an uppgiftem. Du drar nu bara in mailet i bland dina Sociala Aktiviteter och tilldelar Carina uppgiften. Inga problem.

…efter ett år
Du har nu jobbat på detta sätt ett bra tag och är sååå nöjd, du får mer gjort på kortare tid. Eftersom företaget du jobbar på har koll och är strukturerat har ni nu även skapat ett antal mallar för vissa standardiserade aktiviteter. Varför göra samma jobb flera gånger? Inte nog med det. Flertalet aktiviteter du löser har du hittat mycket stöd och hjälp från hur andra löst tidigare liknande aktiviteter. Detta genom att de Sociala Aktiviteterna självklart är öppna för alla att ta del av och det ger att många nya aktiviteter blir lösta på ännu kortare tid, då lösningar återanvänds. Vi tar tillvara på den kompetens och det intellektuella kapital vi redan har såklart!

Sammanfattning
Att inte jobba tillsammans när man löser sina uppgifter finns det i stort ingen fördel med, men att dela all information har det helt enkelt inte funnits hjälpmedel för att lösa tidigare, nu börjar denna marknad att mogna och fler vill dela med sig av vad de kan och vill hjälpa till. Att bara sköta sitt i sin egen mailbox kommer förhoppningsvis att vara utdött snart.

Min förhoppning är att verksamheter runt om kommer att se ett stort värde i att lösa uppgifter fortare genom att jobba ihop och se till att all information, samtal och korrespondens runt aktiviteterna finns på ett ställe och att de är öppna. Det genererar ökat värde i bolaget och ytterligare produktivitetsökning.

Reslaterade Poster: